10 zasad organizacji konferencji prasowej

Organizacja konferencji prasowej polega na dopracowaniu szczegółów i umiejętności przewidywania – co się może wydarzyć, co może nie wyjść i mieć plan w przypadku sytuacji kryzysowych.

Wszystkie działania należy dostosować do potrzeb swoich oraz dziennikarzy. Nie robi się konferencji prasowych o godz. 18:00. Nie robi się ich w niedzielę. Nie robi się, kiedy akurat w tym samym czasie coś innego przykuwa uwagę mediów.

Nie mówimy oczywiście o sytuacjach wyjątkowych. Nie mówimy o specjalnych wydarzeniach. Skupmy się na tradycyjnej, średniej wielkości konferencji prasowej, gdzie chcemy ogłosić ważną (z naszego punktu widzenia) kwestię.

Posłużę się przykładek konferencji prasowej, która odbyła 9 maja w hotelu Marriott w Warszawie.

9 maja 2014 roku, godz. 12:00
Hotel Marriott w Warszawie
Konferencja Polskiego Związku Koszykówki i Polskiej Ligi Koszykówki z przedstawicielem firmy TAURON Polska Energia oraz trenerem i koszykarkami reprezentacji Polski.

1. Cel

Celem konferencji było ogłoszenie przedłużenia i rozszerzenia współpracy z firmą TAURON. To ważna informacja, ale dla organizatorów. Media nigdy nie są chętne, aby dawać bezpłatną reklamę.

Zmobilizować dziennikarzy do przyjścia i do zrobienia materiałów można w jeden sposób. Należy dać im coś więcej, niż tylko komunikat o sponsorze. Dlatego termin konferencji ustalono na dzień, kiedy reprezentacji Polski koszykarek była w Warszawie. Do tego gościem specjalnym był trener męskiej kadry.

Daliśmy więc mediom możliwość nagrania wywiadów z koszykarkami i ich trenerem, trenerem męskiej kadry oraz prezesami PLK i PZKosz. Przekazaliśmy ważną dla nas informację, która przy okazji materiałów z koszykarkami czy trenerami została później w mediach podawana.

Efekt? Organizatorzy są zadowoleni, bo oprócz zawodniczek i trenerów w mediach pojawiła się informacja o sponsorze. Media są zadowolone bo miały możliwość nagrania ciekawych wywiadów.

2. Czas i miejsce

Dziennikarze, jeśli nie mają akurat dyżuru, to nie pracują od 8 czy 9 rano. Dlatego godzina 12:00, kiedy po konferencji można zaprosić na lunch wydaje się idealna. Każdy zdąży jeszcze tego dnia do redakcji, aby spisać wywiady lub zmontować materiały.

Jeśli konferencja odbywa się w miejscu przystosowanym do tego typy wydarzeń, to mamy połowę pracy i zmartwień z głowy. W hotelu czy centrum konferencyjnym obsługa ustawi za nas krzesła i stoły, podłączy mikrofony, włączy rzutnik, pokaże co i jak, a jeśli coś nie będzie działać, to zrobi wszystko, aby to naprawić.

Gorzej jeśli miejsce jest totalnie nieprzystosowane. Rok temu ustawianie wszystkiego przy okazji sparingu wewnętrznego kadry w Legionowie zabrało bardzo dużo czasu. Hotel lub centrum konferencyjne, to bardzo dobre rozwiązanie, jeśli chcemy, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik. Pamiętajmy jednak, że są to dodatkowy koszty.

3. Zaproszenie mediów

Jeśli mówimy o średniej wielkości konferencji, gdzie obecnych będzie 30-40 przedstawicieli mediów i dotyczy ona raczej spraw bieżących, to zaproszenie około tydzień przed jest jak najbardziej w porządku.

Należy jednak pamiętać, że samo wysłanie maila do bazy mediów nie wystarczy. Dziennikarze codziennie dostają nawet kilkadziesiąt różnymi listów, a części z nich w ogóle nie czytają. Warto więc wysłać zaproszenie do bazy, a następnie upewnić się, że Polska Agencja Prasowa dodała informację o konferencji do swojego kalendarza. Warto też dodać, że wymagane jest potwierdzenie obecności. Pozwala to oszacować liczbę uczestników.

Ja oprócz wysłania maili i kalendarza PAP dzwonię do kilkunastu najważniejszych osób, aby upewnić się, że otrzymali zaproszenie oraz do kilku redakcji, które na co dzień nie zajmują się tak bardzo koszykówką, ale hasło „reprezentacja” może im pomóc w decyzji, że jednak warto udać się na konferencję.

4. Ustawienie sali

Jak ustawić stół i krzesła? Najczęściej jest to ustawienie teatralne, ale np. przy okazji majowej konferencji oprócz gości za stołem głównym mieliśmy zawodniczki reprezentacji Polski. Chcieliśmy też pokazać kilkuminutowy filmik promocyjny na rzutniku.

W kwadratowej sali stół był więc w jednym rogu, a krzesła dziennikarzy ustawione na wprost stołu, tak, aby patrząc lekko w lewo widzieli ekran. Rzutnik był tam zamontowany na stałe. Nie dało się zmienić jego położenia. W takiej sytuacji to ustawienie wydawało się więc najlepsze. Wzdłuż jednej ze ścian, pod kątem, postawiliśmy krzesła, gdzie usiadły koszykarki.

5. Centrum uwagi

Centrum uwagi skierowane jest zawsze na stół przy którym siedzą najważniejsze osoby. W tym przypadku był to przedstawiciel sponsora, prezes PLK, prezes PZKosz, zawodniczka reprezentacji oraz trener kadry.

Za stołem była ścianka sponsorska, a na stole wizytówki z informacją kto jest kto – imię nazwisko, funkcja, logotyp. Oprócz tego piłki firmy Spalding i butelki z wodą.

Druga ścianka sponsorska przeznaczona do wywiadów po konferencji była w drugim rogu sali. Mediów było tyle, że wykorzystywali jednocześnie ściankę za stołem, jak i tę drugą. Warto na to zwrócić uwagę, bo gdyby ścianka była jedna zniecierpliwieni dziennikarze mogliby nie czekać na swoją kolej i nagrywać na tle białej ściany. Tutaj, dzięki drugiej ściance uniknęliśmy takiej sytuacji.

Przedstawienie uczestników konferencji zawsze zaczynam od kobiet, a następnie gości, kończąc na przedstawicielach PLK i PZKosz, którzy są w tej sytuacji gospodarzami. Po przedstawieniu zaprosiłem akurat w tym przypadku na obejrzenie krótkiego filmu promocyjnego (ważne jest, aby mieć osoby do pomocy – rzecz błaha, ale jedna osoba gasi lub przyciemnia światło, a druga puszcza filmik).

Po emisji spotu oddałem głos gospodarzowi, a więc prezesowi PZKosz. Następnie przedstawiciel sponsora, prezes PLK, zawodniczka reprezentacji i trener reprezentacji.

O ile pierwsze trzy osoby wiedzą o czym chcą powiedzieć, o tyle z zawodniczką i trenerem przy takiej okazji warto przed konferencją porozmawiać. Zaproponować i doradzić co mogą powiedzieć. Być może mają coś konkretnego do powiedzenia, a być może potrzebują właśnie delikatnych wskazówek.

6. Coś ekstra oprócz mówienia

Kiedy ogłaszamy np. nowego sponsora, zawodnika czy trenera, warto wydrukować i włożyć w specjalne teczki „porozumienie”. Pamiętam, że w Toruniu podpisywana była umowa na konferencji, ale teczka z symbolicznym porozumieniem wygląda znacznie lepiej i po podpisaniu można ją pokazać otwartą, stanąć i pozować do zdjęć.

W Czechach, kiedy ogłaszane było rozpoczęcie głosowania na piątki Meczu Gwiazd, prezesi obu lig wstali i podeszli do komputera, a na rzutniku wyświetliły się ich głosy. Symbolicznie oddali swoje głosy jako pierwsi.

Można też zrobić konferencję prasową, która będzie formą wywiadu. Pamiętam, jak firma Tissot organizując konferencję z Marcinem Gortatem zrobiła to w formie wywiadu z prowadzącym. Dziennikarze siedzieli, a Piotr Sobczyński rozmawiał z Gortatem – zadał mu kilka wcześniej ustalonych pytań. Potem oczywiście był czas na pytania z sali i wywiady indywidualne.

7. Materiały dla mediów

Przed konferencją rejestrujący się przed wejściem dziennikarze otrzymują w teczce informację prasową, która w momencie rozpoczęcia konferencji zamieszczana jest na stronie internetowej i wysyłana newsletterem. Miłym gestem jest, kiedy np. sponsor przekazuje także upominki dla przedstawicieli mediów.

Po konferencji, na której oczywiście mamy naszego fotografa, wysyłamy do mediów paczkę zdjęć, które mogą bezpłatnie wykorzystać.

8. Scenariusz i lista zadań

Przed każdą konferencją tworzę jej scenariusz (kolejność przedstawiania, zabierania głosu itp.). Spisuję też wszystkie rzeczy, jakie muszę zabrać (wizytówki, teczki, inf. prasowe itp.) oraz co trzeba zrobić po przyjeździe na miejsce (ustawienie sali, miejsca dla kamer, ustawić wizytówki, piłki i wodę, rozstawienie krzeseł itp.).

Mój scenariusz zawiera również punkt „pytania”. Wiem, że wszyscy dziennikarze czekają, żeby indywidualnie nagrać wypowiedzi, ale mimo wszystko uważam, że źle to wygląda, kiedy po części oficjalnej nie ma żadnego pytania. Warto umówić się z jednym z dziennikarzy, żeby jednak zadał pytanie otwarte do jednej z osób siedzących za stołem.

9. Wywiady po konferencji

Konferencja jest częścią oficjalną spotkania z dziennikarzami, którą lubią organizatorzy i sponsorzy. Telewizja lubi obrazki, więc chętnie nagra tak zwane „przebitki”. Pozostali czekają na jak najszybsze zakończenie, aby móc samemu, najlepiej żeby inni nie słyszeli, zadać pytania. O ile wywiad do gazety czy dla portalu internetowego może przeprowadzać lub słuchać kilka osób. To wywiady telewizyjne i radiowe dobrze, żeby były nagrane dla każdego oddzielnie.

Moim zadaniem po zakończeniu konferencji jest przypilnowanie i pomoc dziennikarzom, aby nagrali tych, których chcą. Pomagam w koordynacji, czasem sygnalizuję, że ktoś rozmawia za długo i że inni czekają. Podpowiadam z kim jeszcze warto porozmawiać.

10. Szczegóły

Jak zwykle „diabeł tkwi w szczegółach”. To banał, ale trzeba być przygotowanym na różne scenariusze od tych błahych, jak niepiszący długopis przy podpisywaniu umowy, po awarię komputera przy puszczaniu filmu. Na wiele rzeczy nie mamy wpływu, ale wiele możemy przewidzieć lub upewnić się, że nie zawiodą.

W przypadku wpadek warto zachować zimną krew, uśmiechnąć się i przyznać, że mamy problem, ale zaraz sobie z nimi poradzimy. Trzeba też pamiętać, że nie da się wszystkiego zaplanować i przewidzieć. Należy być otwartym na różne spontaniczne sytuacje.

Na co jeszcze należy zwrócić uwagę przy organizacji konferencji? Co jest szczególnie ważne?